Teknologi Informasi untuk Perpustakaan

Perpustakaan Digital dan Sistem Otomasi Perpustakaan

Abstrak:

Perkembangan dunia perpustakaan, dari segi data dan dokumen yang disimpan,

dimulai dari perpustakaan tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku

tanpa katalog, kemudian muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan

katalog (index). Perkembangan mutakhir adalah munculnya perpustakaan digital

(digital library) yang memiliki keunggulan dalam kecepatan pengaksesan karena

berorientasi ke data digital dan media jaringan komputer (internet). Di sisi lain, dari

segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya koleksi

perpustakaan, saat ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk

otomatisasi business process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan kemudian

terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan (library automation system).

Makalah ini menguraikan tentang pemanfaatan teknologi informasi, khususnya dalam

pengelolaan data elektronik dan sistem otomasi perpustakaan dari berbagai sudut

pandang.

1. Perkembangan Perpustakaan dan Teknologi Informasi

Dunia perpustakaan semakin hari semakin berkembang dan bergerak ke depan.

Perkembangan dunia perpustakaan ini didukung oleh perkembangan teknologi

informasi dan pemanfaatannya yang telah merambah ke berbagai bidang. Hingga saat

ini tercatat beberapa masalah di dunia perpustakaan yang dicoba didekati dengan

menggunakan teknologi informasi.

Dari segi data dan dokumen yang disimpan di perpustakaan, dimulai dari perpustakaan

tradisional yang hanya terdiri dari kumpulan koleksi buku tanpa katalog, kemudian

muncul perpustakaan semi modern yang menggunakan katalog (index). Katalog

mengalami metamorfosa menjadi katalog elektronik yang lebih mudah dan cepat dalam

pencarian kembali koleksi yang disimpan di perpustakaan. Koleksi perpustakaan juga

mulai dialihmediakan ke bentuk elektronik yang lebih tidak memakan tempat dan

mudah ditemukan kembali. Ini adalah perkembangan mutakhir dari perpustakaan, yaitu

dengan munculnya perpustakaan digital (digital library) [7] yang memiliki keunggulan

dalam kecepatan pengaksesan karena berorientasi ke data digital dan media jaringan

komputer (internet) [2].

Di sisi lain, dari segi manajemen (teknik pengelolaan), dengan semakin kompleksnya

koleksi perpustakaan, data peminjam, transaksi dan sirkulasi koleksi perpustakaan, saat

ini muncul kebutuhan akan penggunaan teknologi informasi untuk otomatisasi business

process di perpustakaan. Sistem yang dikembangkan dengan pemikiran dasar

bagaimana kita melakukan otomatisasi terhadap berbagai business process di

perpustakaan, kemudian terkenal dengan sebutan sistem otomasi perpustakaan (library

automation system).

2. Pengelolaan Dokumen Elektronik

Pengelolaan dokumen elektronik memerlukan teknik khusus yang memiliki perbedaan

dengan pengelolaan dokumen tercetak. Proses pengelolaan dokumen elektronik

melewati beberapa tahapan, yang dapat kita rangkumkan dalam proses digitalisasi,

penyimpanan dan pengaksesan/temu kembali dokumen. Pengelolaan dokumen

elektronik yang baik dan terstruktur adalah bekal penting dalam pembangunan sistem

perpustakaan digital (digital library) [7].

2.1 Proses Digitalisasi Dokumen

Proses perubahan dari dokumen tercetak (printed document) menjadi dokumen

elektronik sering disebut dengan proses digitalisasi dokumen. Seperti pada Gambar 1,

dokumen mentah (jurnal, prosiding, buku, majalah, dsb) diproses dengan sebuah alat

(scanner) untuk menghasilkan doumen elektronik. Proses digitalisasi dokumen ini tentu

tidak diperlukan lagi apabila dokumen elektronik sudah menjadi standar dalam proses

dokumentasi sebuah organisasi.

2.2 Proses Penyimpanan

Pada tahap ini dilakukan proses penyimpanan dimana termasuk didalamnya adalah

pemasukan data (data entry), editing, pembuatan indeks dan klasifikasi berdasarkan

subjek dari dokumen. Klasifikasi bisa menggunakan UDC (Universal Decimal

Classification) atau DDC (Dewey Decimal Classfication) yang banyak digunakan di

perpustakaan-perpustakaan di Indonesia.

Ada dua pendekatan dalam proses penyimpanan, yaitu pendekatan basis file (file base

approach) dan pendekatan basis data (database approach) [3]. Masing-masing

pendekatan memiliki kelebihan dan kelemahan (Table 1), dan kita dapat memilih

pendekatan mana yang akan kita gunakan berdasarkan kebutuhan.

Table 1: Perbedaan Antara File Base Approach dan Database Approach

FileBase Approach Database Approach

Data duplication Data sharing and no duplication

Data dependence Data independence

Incompatible file format Compatible file format

Simple Complex

2.3 Proses Pengaksesan dan Pencarian Kembali Dokumen

Inti dari proses ini adalah bagaimana kita dapat melakukan pencarian kembali terhadap

dokumen yang telah kita simpan. Metode pengaksesan dan pencarian kembali dokumen

akan mengikuti pendekatan proses penyimpanan yang kita pilih. Pendekatan database

membuat proses ini lebih fleksibel dan efektif dilakukan, terutama untuk penyimpanan

data sekala besar. Disisi lain, kelemahannya adalah relatif lebih rumitnya sistem dan

proses yang harus kita lakukan.

Dan menariknya, karena sifat pendekatan database yang memiliki kebebasan terhadap

data (data independence), dengan data yang sama kita bisa membuat interface ke

berbagai aplikasi lain baik yang berbasis standalone maupun web. Gambar 3

menunjukkan bagaimana data yg sama bisa diakses dari aplikasi berbasis web

3. Pengembangan Sistem Otomasi Perpustakaan Berdasar Business

Process di Perpustakaan

Sistem otomasi perpustakaan yang kita kembangkan harus berdasarkan kepada proses

bisnis (business process) [4] sebenarnya yang ada di perpustakaan kita. Prosentase

kegagalan implementasi suatu sistem dikarenakan sistem dikembangkan bukan

berdasarkan kebutuhan [5] [6] dan proses bisnis yang ada di organisasi yang akan

menggunakan sistem tersebut.

Sistem otomasi perpustakaan yang baik adalah yang terintegrasi, mulai dari sistem

pengadaan bahan pustaka, pengolahan bahan pustaka, sistem pencarian kembali bahan

pustaka, sistem sirkulasi, membership, pengaturan denda keterlambatan pengembalian,

dan sistem reporting aktifitas perpustakaan dengan berbagai parameter pilihan. Lebih

sempurna lagi apabila sistem otomasi perpustakaan dilengkapi dengan barcoding, dan

mekanisme pengaksesan data berbasis web dan internet.

Berikut adalah salah satu contoh sistem otomasi perpustakaan dengan fitur-fitur yang

mengakomodasi kebutuhan perpustakaan secara lengkap, dari pengadaan, pengolahan,

penelusuran, serta manajemen anggota dan sirkulasi. Diharapkan contoh sistem yang

ditampilkan dapat dijadikan studi kasus dalam pengembangan sistem otomasi

perpustakaan lebih lanjut.

3.1 Otentikasi Sistem

Sistem akan melakukan pengecekan apakah username dan password yang dimasukkan

adalah sesuai dengan yang ada di database. Kemudian juga mengatur tampilan

berdasarkan previlege pemilik account, apakah dia sebagai pengguna atau admin dari

sistem.

3.2 Menu Utama

Menampilkan berbagai menu pengadaan, pengolahan, penelusuran, anggota dan

sirkulasi, katalog peraturan, administrasi dan security. Menu ini dapat di setting untuk

menampilkan menu sesuai dengan hak akses user (previlege), misal kita bisa hanya

mengaktifkan menu penelusuran untuk pengguna umum, dsb.

3.3 Administrasi, Security dan Pembatasan Akses

Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk menangani pembatasan dan wewenang user,

mengelompokkan user, dan memberi user id serta password. Juga mengelola dan

mengembangkan serta mengatur sendiri akses menu yang diinginkan.

3.4 Pengadaan Bahan Pustaka

Fitur ini mengakomodasi fungsi untuk pencatatan permintaan, pemesanan dan

pembayaran bahan pustaka, serta penerimaan dan laporan (reporting) proses pengadaan.

3.5 Pengolahan Bahan Pustaka

Fitur ini mengakomodasi proses pemasukkan data buku/majalah ke database,

penelusuran status buku yang diproses, pemasukkan cover buku/nomer barcode,

pencetakan kartu katalog, label barcode, dan nomor punggung buku (call number).

3.6 Penelusuran Bahan Pustaka

Penelusuran atau pencarian kembali koleksi yang telah disimpan adalah suatu hal yang

penting dalam dunia perpustakaan. Fitur ini harus mengakomidasi penelusuran melalui

pengarang, judul, penerbit, subyek, tahun terbit, dsb.

3.7 Manajemen Anggota dan Sirkulasi

Ini termasuk jantungnya sistem otomasi perpustakaan, karena sesungguhnya disinilah

banyak kegiatan manual yang digantikan oleh komputer dengan jalan mengotomasinya.

Didalamnya terdapat berbagai fitur diantaranya: pemasukkan dan pencarian data

anggota perpustakaan, pencatatan peminjaman dan pengembalian buku (dengan

teknologi barcoding), penghitungan denda keterlambatan pengembalian buku, dan

pemesanan peminjaman buku.

3.8 Pelaporan (Reporting)

Sistem reporting yang memudahkan pengelola perpustakaan untuk bekerja lebih cepat.,

dimana laporan dan rekap dapat dibuat secara otomatis, sesuai dengan parameterparameter

yang dapat kita atur. Sangat membantu dalam proses analisa aktifitas

perpustakaan, misalnya kita tidak perlu lagi membuka ribuan transaksi secara manual

untuk melihat transaksi peminjaman koleksi dalam satu kategori, atau mengecek

aktifitas seorang pengguna perpustakaan dalam 1 tahun.

Penutup dan Diskusi

Pada makalah ini telah diuraikan tentang pemanfaatan teknologi informasi, khususnya

dalam pengelolaan data elektronik dan sistem otomasi perpustakaan. Perbedaan

mendasar antara digital library dan sistem otomasi perpustakaan adalah berhubungan

dengan tujuannya. Digital library lebih berorientasi ke bagaimana kita dapat menshare

koleksi-koleksi bahan pustaka yang sudah berbentuk file elektronik. Sedangkan sistem

otomasi perpustakaan lebih cenderung ke bagaimana proses bisnis yang ada di

perpustakaan dapat diotomasi, sehingga meringankan beban pustakawan atau pengurus

perpustakaan. Perpaduan antara dua hal tersebut sangat mungkin dilakukan, dalam

pengertian bahwa sistem otomasi perpustakaan disamping berorientasi ke bagaimana

manajemen perpustakaan, juga menyimpan koleksi dokumen elektronik yang bisa

dishare dengan menggunakan teknologi web dan internet.